Syarat Pembuatan Akta Notaris: Panduan Lengkap dan Dokumen Wajib
Akta notaris merupakan dokumen otentik yang memiliki kekuatan pembuktian sempurna di mata hukum Indonesia. Fungsinya sangat vital dalam berbagai transaksi penting, mulai dari jual beli properti, pendirian perusahaan, hingga pembuatan surat kuasa. Karena statusnya yang mengikat secara hukum, proses pembuatannya memerlukan pemenuhan syarat dan prosedur yang ketat. Memahami seluruh syarat pembuatan akta notaris adalah langkah pertama untuk memastikan legalitas dan keabsahan dokumen Anda.
Secara umum, persyaratan dasar berfokus pada identitas para pihak, kesepakatan kehendak, dan kewenangan Notaris sebagai pejabat umum.
1. Persyaratan Identitas Para Pihak
Syarat pertama dan paling mendasar adalah kelengkapan identitas semua pihak yang terlibat dalam pembuatan akta. Jika salah satu pihak adalah badan hukum, maka persyaratan yang diajukan akan berbeda.
A. Untuk Perorangan (Individu)
Kartu Tanda Penduduk (KTP): KTP yang masih berlaku dan menunjukkan domisili atau kewarganegaraan Indonesia. Jika WNA, maka diperlukan Paspor yang masih berlaku.
Kartu Keluarga (KK): Kadang diminta sebagai pelengkap verifikasi data.
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP): Terutama diperlukan untuk akta yang berhubungan dengan transfer aset atau transaksi finansial (misalnya Akta Jual Beli Tanah atau pembuatan PT).
Status Perkawinan: Jika akta melibatkan aset bersama atau diperlukan persetujuan pasangan, surat nikah atau perjanjian pranikah harus dilampirkan.
B. Untuk Badan Hukum (Perusahaan, Yayasan, Perkumpulan)
Apabila yang bertindak adalah perusahaan, Notaris perlu memastikan bahwa orang yang menandatangani akta memiliki kewenangan yang sah sesuai dengan anggaran dasar perusahaan.
Akta Pendirian dan Akta Perubahan Terakhir: Untuk mengetahui struktur direksi dan pemegang saham terkini.
SK Pengesahan Menteri Hukum dan HAM (untuk PT): Menunjukkan status badan hukum telah disahkan.
KTP Para Pengurus: KTP Direktur Utama atau pihak yang ditunjuk dalam RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) untuk menandatangani akta tersebut.
Surat Kuasa Khusus: Jika yang menandatangani bukan direktur utama, harus ada surat kuasa yang sah dari direksi atau RUPS.
2. Persyaratan Terkait Objek Akta
Selain identitas para pihak, objek yang diaktakan juga harus memenuhi kriteria legalitas. Misalnya, dalam pembuatan Akta Jual Beli (AJB), objeknya harus jelas dan tidak dalam sengketa.
Contoh Spesifik: Akta Jual Beli Tanah (AJB)
Dokumen yang harus disiapkan mencakup:
Sertifikat Hak Milik/Guna Bangunan asli.
Surat Pemberitahuan Pajak Terutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT PBB) tahun terakhir.
Bukti pembayaran Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan (BPHTB) atau Pajak Penghasilan (PPh) Penjual (tergantung kesepakatan).
Semua dokumen harus asli dan valid untuk diperiksa silang oleh Notaris.
3. Kewenangan dan Keharusan Notaris
Notaris memiliki peran ganda: sebagai pejabat yang berwenang membuat akta otentik, dan sebagai pihak yang bertugas memastikan kesesuaian akta dengan undang-undang dan etika profesi.
A. Kompetensi Wilayah
Notaris hanya berwenang membuat akta yang berlaku di wilayah hukum domisili atau tempat kantor Notaris tersebut berada, sesuai dengan penunjukan yang diberikan oleh Kementerian Hukum dan HAM.
B. Pengecekan Kesepakatan dan Kemampuan Bertindak
Notaris wajib memastikan bahwa:
Para pihak yang hadir benar-benar cakap hukum (dewasa dan tidak di bawah pengampuan).
Kehendak para pihak telah dinyatakan secara bebas, tanpa ada paksaan atau penipuan (asas kebebasan berkontrak).
Objek yang diperjanjikan tidak bertentangan dengan undang-undang, ketertiban umum, dan kesusilaan.
4. Prosedur Utama dalam Pembuatan Akta
Setelah semua syarat pembuatan akta notaris terpenuhi, proses pembuatan akta akan mengikuti tahapan baku:
Permintaan dan Penyusunan Rancangan: Para pihak mengajukan permintaan kepada Notaris, dan Notaris menyusun draf akta berdasarkan kesepakatan.
Pembacaan Akta: Di hadapan Notaris dan para pihak (serta saksi, jika diperlukan), draf akta harus dibacakan secara jelas dan lantang. Ini adalah momen krusial untuk memastikan tidak ada misinterpretasi.
Penandatanganan: Setelah dipastikan semua isi telah disetujui, akta ditandatangani oleh para pihak, saksi (jika ada), dan diakhiri dengan penandatanganan oleh Notaris.
Penyimpanan dan Pengecekan Legalitas: Notaris bertanggung jawab menyimpan akta aslinya (minuta) dan memberikan salinan otentik kepada para pihak yang berkepentingan.
Memahami persyaratan di atas akan sangat mempercepat proses legalisasi dokumen Anda. Selalu persiapkan dokumen secara lengkap dan pastikan tujuan pembuatan akta Anda jelas sebelum mengunjungi kantor Notaris.