Panduan Lengkap: Cara Menjahit Akta Notaris yang Sesuai Prosedur

Akta notaris, sebagai dokumen otentik, memerlukan penanganan khusus untuk memastikan keabsahan dan keutuhannya dari waktu ke waktu. Salah satu tahapan penting dalam proses finalisasi akta adalah proses penjahitan atau penjilidan. Penjahitan ini bertujuan untuk mengikat semua halaman akta secara permanen, mencegah pemalsuan atau penambahan/pengurangan isi, serta memastikan nomor halaman yang berurutan.

Meskipun banyak kantor notaris kini mengandalkan sistem digital, penjilidan fisik tetap menjadi praktik wajib untuk arsip asli. Berikut adalah langkah-langkah detail mengenai cara menjahit akta notaris yang benar dan standar.

Peralatan yang Dibutuhkan

Sebelum memulai, siapkan semua alat yang diperlukan. Akurasi dan kerapian sangat bergantung pada kualitas alat yang digunakan:

• Akta yang sudah dicetak (asli dan turunan jika ada).
• Benang jahit khusus arsip (biasanya benang katun tebal atau benang linen yang kuat).
• Jarum jahit berukuran besar dan tajam.
• Palu atau alat penindih (untuk melubangi kertas).
• Bor kecil atau pelubang kertas khusus (untuk ketebalan tinggi).
• Lem khusus kertas atau selotip penguat untuk bagian punggung (opsional, tergantung metode penjilidan).

Langkah-Langkah Penjahitan Akta Notaris

Penjahitan akta biasanya dilakukan melalui sisi kiri dokumen (punggung) dengan pola tertentu yang memungkinkan dokumen terbuka rata namun tetap terikat kuat.

1. Penyusunan Dokumen: Pastikan semua halaman akta (termasuk lembar pengesahan, paraf para pihak, dan lampiran) tersusun dalam urutan yang benar. Akta asli harus berada di paling depan.
2. Penandaan Titik Lubang: Tandai posisi lubang yang akan digunakan untuk benang. Secara umum, akta dijahit menggunakan tiga titik lubang di sepanjang sisi kiri.
   • Titik pertama (atas): Sekitar 1-2 cm dari tepi atas.
   • Titik kedua (tengah): Tepat di tengah tinggi dokumen.
   • Titik ketiga (bawah): Sekitar 1-2 cm dari tepi bawah.
3. Melubangi Kertas: Gunakan pelubang khusus atau palu dan paku besar (hati-hati) untuk membuat lubang tembus melalui semua lapisan kertas di ketiga titik yang telah ditandai. Lubang harus bersih dan rapi.
4. Memulai Penjahitan (Jalur Utama):
   • Masukkan jarum dari bagian BELAKANG dokumen menuju halaman depan melalui lubang atas. Sisakan ekor benang yang cukup panjang di bagian belakang.
   • Tarik benang hingga pas (jangan terlalu kencang).
   • Jahit ke lubang tengah dari depan ke belakang.
   • Jahit lagi ke lubang bawah dari belakang ke depan.
   • Kembali ke lubang tengah dari depan ke belakang.
   • Kembali ke lubang atas dari belakang ke depan.
5. Pengikatan di Belakang: Setelah benang kembali ke posisi awal di bagian belakang dokumen (dekat ekor benang pertama), ikat kedua ujung benang dengan simpul mati yang sangat kuat dan kencang.
6. Finishing (Penutupan): Setelah simpul mati terbentuk, potong kelebihan benang secukupnya. Untuk menjaga kerapian dan keamanan tambahan, beberapa notaris menempelkan selotip arsip bening di sepanjang punggung akta (area jahitan) untuk menahan benang dan mencegah kerusakan pada kertas.

Standar dan Prinsip Penting

1. Penggunaan Benang yang Tepat

Benang adalah elemen kunci kekuatan arsip. Benang yang digunakan harus tahan terhadap kelembaban, tidak mudah putus, dan tidak mudah luntur warnanya (acid-free). Benang katun atau linen berwarna kontras (misalnya merah atau biru tua) sering dipilih agar jahitan mudah diperiksa.

2. Kerapian dan Posisi

Jahitan harus lurus vertikal sempurna. Jika jahitan miring, ini dapat menjadi indikasi bahwa salah satu halaman telah dilepas atau disisipkan. Oleh karena itu, pengukuran titik lubang harus presisi. Posisi lubang idealnya tidak mengganggu teks utama akta.

3. Pengamanan di Bagian Belakang

Bagian di mana benang diikat (punggung akta) harus diamankan dengan baik. Beberapa kantor notaris menambahkan stempel atau segel lilin di atas simpul benang sebagai lapisan pengaman akhir, menunjukkan bahwa dokumen tersebut telah diverifikasi dan dijahit oleh petugas resmi.

4. Penjilidan Turunan Akta

Meskipun akta asli dijahit dengan sangat ketat, salinan akta (turunan) yang diserahkan kepada pihak terkait terkadang dijilid lebih sederhana (misalnya hanya dijepit atau dijahit dua titik) karena keasliannya merujuk pada akta asli yang tersimpan di kantor notaris.

Proses cara menjahit akta notaris ini memastikan bahwa akta yang memiliki kekuatan hukum tertinggi tetap terjaga integritasnya dalam jangka waktu yang sangat panjang, menjadikannya referensi otentik yang tidak terbantahkan dalam sistem hukum Indonesia.