Dalam praktik kenotariatan, proses penyelesaian akhir sebuah akta—terutama penyatuan lembaran-lembaran minuta (salinan asli) akta—merupakan tahapan krusial yang menjamin keaslian dan keutuhan dokumen hukum. Penjahitan minuta akta notaris bukan sekadar proses administrasi biasa; ini adalah ritual formal yang mengikat semua lembar akta menjadi satu kesatuan yang sah di mata hukum. Kesalahan dalam proses ini dapat menimbulkan keraguan terhadap keabsahan minuta tersebut. Oleh karena itu, memahami cara menjahit minuta akta notaris yang benar adalah keharusan bagi setiap notaris dan staf kantornya.
Sebelum proses penjahitan fisik dimulai, aspek legalitas dan kelengkapan dokumen harus dipastikan. Proses ini sering kali menjadi penanda bahwa akta telah selesai dan siap untuk diarsipkan atau diserahkan kepada pihak yang berkepentingan (apabila berupa akta asli yang diserahkan sebagian).
Pastikan semua lembar minuta akta telah dicetak lengkap, termasuk halaman-halaman yang berisi penutup, paraf para pihak, dan pengesahan akhir dari notaris. Minuta harus berjumlah genap jika menggunakan teknik penjilidan tradisional yang berbasis lipatan, atau sesuai dengan jumlah lembar yang ada.
Susun semua lembar akta sesuai dengan urutan penomoran halaman yang benar. Ketidaksesuaian urutan akan sangat fatal dan harus diperbaiki sebelum penjilidan dilakukan.
Secara tradisional, penjahitan minuta akta notaris dilakukan pada bagian tengah kiri dokumen (margin kiri). Notaris biasanya menentukan jumlah titik jahitan, umumnya dua atau tiga titik, yang harus berada di area yang tidak menutupi teks penting pada dokumen.
Alat utama yang dibutuhkan adalah jarum jahit yang kuat (seringkali jarum tebal atau khusus untuk menjilid), benang jahit yang awet (biasanya benang linen atau katun tebal berwarna kontras seperti merah atau biru tua), dan pelubang kertas (awl atau mesin pelubang khusus).
Gunakan awl atau pelubang kertas untuk membuat lubang pada lokasi yang telah ditentukan di margin kiri. Jika menggunakan tiga titik jahitan, buat lubang pada ujung atas, tengah, dan ujung bawah area jahit. Pastikan semua lubang menembus semua lembar minuta secara sempurna.
Masukkan jarum dari bagian belakang (punggung) minuta menuju bagian depan melalui lubang pertama (misalnya, lubang atas). Sisakan ujung benang yang cukup panjang di bagian belakang untuk diikat nanti.
Dari bagian depan, bawa jarum turun menusuk lubang tengah, lalu langsung keluar dari lubang tengah ke bagian belakang. Kemudian, tarik benang hingga kencang, tetapi jangan sampai dokumen robek atau tertarik secara berlebihan.
Dari bagian belakang, masukkan kembali jarum ke lubang tengah sekali lagi (agar benang mengunci di tengah), lalu bawa jarum ke lubang ketiga (lubang bawah). Setelah keluar di bagian depan melalui lubang bawah, bawa jarum kembali ke belakang melalui lubang bawah.
Setelah semua benang berada di bagian belakang, ikatkan ujung benang yang Anda mulai tadi dengan ujung benang yang baru saja keluar. Lakukan ikatan simpul mati (double knot) yang kuat. Potong sisa benang secara rapi. Simpul ini harus diletakkan di bagian belakang minuta dan diamankan agar tidak mudah lepas.
Setelah proses penjahitan selesai, minuta akta notaris harus diberi pengamanan tambahan. Banyak kantor notaris memilih untuk menempelkan segel atau pita khusus pada area jahitan di bagian depan dan belakang sebagai lapisan perlindungan ekstra dan penanda resmi bahwa akta tersebut telah final dijilid. Periksa kembali apakah semua lembar terasa menyatu padat dan tidak ada yang kendur. Kerapian dalam menjahit minuta akta notaris mencerminkan profesionalisme dan ketelitian notaris dalam menjaga integritas arsip-arsip penting negara. Prosedur ini, meskipun tampak kuno, tetap merupakan standar emas dalam pengarsipan dokumen notarial di Indonesia.