Setiap pendirian, perubahan anggaran dasar, pengangkatan pengurus, atau pembubaran sebuah yayasan di Indonesia wajib dilakukan di hadapan Notaris dan dicatatkan dalam Akta Pendirian/Perubahan. Setiap akta yang dibuat oleh Notaris akan memiliki penomoran unik yang disebut Nomor Akta Notaris. Nomor ini berfungsi sebagai identitas resmi dan jejak hukum dari setiap tindakan yuridis yang berkaitan dengan yayasan tersebut. Tanpa nomor akta yang jelas, validitas dokumen yayasan akan sulit dibuktikan secara hukum.
Dalam konteks yayasan, nomor akta sangat krusial. Ia menjadi rujukan utama ketika yayasan mengajukan perizinan ke instansi pemerintah, membuka rekening bank atas nama yayasan, atau ketika terjadi sengketa hukum. Nomor ini memastikan bahwa dokumen tersebut otentik dan telah melalui proses legalisasi sesuai Undang-Undang yang berlaku mengenai Yayasan.
Meskipun format pastinya bisa sedikit bervariasi tergantung praktik Kantor Notaris atau tahun penetapan, umumnya nomor akta notaris mengikuti format baku yang mengandung unsur-unsur penting. Unsur-unsur ini mencakup urutan akta, kode wilayah atau kantor notaris, dan tahun pembuatan akta.
Untuk akta pendirian yayasan, format nomor akta harus mudah dilacak. Berikut adalah ilustrasi bagaimana nomor akta tersebut biasanya tersusun dan apa makna dari setiap bagiannya:
Mari kita bedah contoh di atas untuk memberikan gambaran nyata mengenai contoh nomor akta notaris yayasan:
Penting untuk dicatat bahwa struktur ini bukanlah standar tunggal yang dipaksakan oleh undang-undang secara kaku, melainkan mengikuti praktik umum yang didasarkan pada Keputusan Menteri Hukum dan HAM atau tradisi kearsipan Notaris. Ketika Anda menerima salinan akta pendirian yayasan, pastikan nomor yang tercantum jelas dan sesuai dengan urutan penomoran yang digunakan kantor Notaris tersebut.
Seringkali terjadi kebingungan antara Nomor Akta Notaris dengan Nomor Registrasi Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) setelah yayasan memperoleh status badan hukum. Nomor Akta Notaris (misalnya, 015/VII/MMXXIV) adalah penanda kapan dokumen itu dibuat di hadapan Notaris. Sementara itu, Nomor AHU (Administrasi Hukum Umum) adalah penanda bahwa yayasan tersebut telah disahkan dan terdaftar secara resmi oleh negara. Kedua nomor ini sama-sama penting dan harus selalu dicantumkan bersamaan dalam dokumen resmi yayasan untuk menunjukkan legalitas ganda: pembuatan akta (oleh Notaris) dan pengesahan badan hukum (oleh Pemerintah).